O tom, že niektoré meetingy sú dôležité, iné kradnú čas.
HORE.sk
22. apríl 2020, 6 min.
Nedávno sme si napísali niečo o tom, prečo manažéri majú radi meetingy (porady), no tvorcovia ich veľmi nemusia.
Niektoré stretnutia môžu byť veľkou stratou času aj keď sa spravia najlepším možným spôsobom. Jednoducho nie sú skutočne potrebné. Ich problémom je, že zhromaždia na jedno miesto priveľa ľudí, ktorí nie sú potrební, alebo ktorým na vyjadrenie postačí možno 1 veta alebo krátka správa. Namiesto účasti na meetingu by mohli nerušene a sústredene pracovať.
Iné meetingy však, naopak, prinášajú obrovské benefity a nie je možné alebo vhodné ich nahradiť inou komunikačnou formou.
“Tak prečo ten meeting naozaj potrebujeme?”
Vybrali sme 5 asi najčastejších dôvodov, pre ktoré mnohí manažéri organizujú meetingy.
Meeting Bingo
1 Aby sme zistili stav aktivít a zdieľali informácie v tíme
Nemusíme pre to organizovať meeting (poradu, stand-up, ).
“Stretnutia sú o posúvaní organizácie vpred. Sú o robení rozhodnutí, dosiahnutí vyrovnania alebo organizovaní akcie.” Paul Axtell, korporátny tréner.
Osobné aj online reportovacie meetingy je možné v dnešnej dobe nahradiť efektívnejšími asynchrónnymi nástrojmi. Namiesto “okamžitej” účasti na stretnutí, ktorá nás vytrhne z pracovného sústredenia, si môžeme zistiť viac informácií o stave aktivít prečítaním správy v čase, keď sa nepotrebujeme sústrediť na riešený problém.
Skutočne efektívne tímy dnes pre tento účel využívajú niektorý z mnohých nástrojov ako:
Asana
Trello
Basecamp
E-MAIL! :)
Alebo iný z desiatok ďalších.
2 Aby sme boli v kontakte s teamom a utužovali vzťahy
Sú aj lepšie cesty, ako utužovať vzťahy.
Nápad s nanútením meetingu iným ľuďom len na to “aby sme zistili, kto sa ako má”, nie je OK. Porady nemajú byť kľúčom k budovaniu silných spoločenských vzťahov medzi spolupracovníkmi.
Nemali by sme nútiť kolegov robiť spoločenské pracovné porady na úkor riešenia pracovných problémov, ktoré má každý na stole a potrebuje sa na ne sústrediť.
Je cennejšie investovať čas do spoločenských situácií. Dajme si spoločný obed, zájdime na pivko po práci, urobme si spoločnú oslavu deň pred sviatkami alebo zapojme vlastnú tvorivosť. Netlačme však na prácu, užime si spoločnú voľnú aktivitu, budujme vzťahy - len nech to nie je “zase ďalší meeting”.
3 Aby sme prišli na nové nápady
Nemusíme pre to robiť poradu.
Sila tímového brainstormingu stráca svoj význam. A možno ho nikdy nemala taký veľký, ako sme si mysleli. Novšie prieskumy ukazujú, že tieto meetingy nemusia byť práve tými efektívnymi na tvorbu nových nápadov (ak má niekto záujem, viac si môže prečítať po anglicky tu a tu).
Osobné brainstormingy trpia viacerými neduhmi. Niektorí ľudia majú tendenciu skrývať sa za tímovú prácu a dávajú do nej menej úsilia. Iní sa obávajú povedať svoj nápad kvôli tlaku kolegov - obzvlášť problematické pre introvertné typy. Stáva sa tiež, že talentovaní ľudia ustupujú k priemeru menej šikovných kolegov. A v neposlednom rade - veľkosť skupiny stále limituje počet nápadov, keďže stále môže hovoriť len 1 člen tímu.
Medzi efektívnejšie metódy tvorby nových nápadov patria jednoznačne “tiché brainstormingy”. Ich cieľom je dať členom tímu pokojný priestor na napísanie nápadov. Môžeme to urobiť individuálne na papier pri svojom pracovnom stole alebo e-mailom či v zdieľanom dokumente.
Až samotné hodnotenie a výber z nápadov môže byť dostatočným dôvodom pre osobné stretnutie v tíme. (Viac v bode 5).
4 Aby sme koučovali alebo urobili “one-on-one”
Stretávajme sa pracovne “jeden na jedného”.
"90 minút Tvojho času môže zlepšiť kvalitu práce Tvojho podriadeného o dva týždne alebo o nejakých 80+ hodín." Andy Grove, ex-CEO Intel
One-on-one pracovné stretnutia manažéra so svojimi podriadenými sú najdôležitejšími stretnutiami, ktoré nie je efektívne ani vhodné robiť inou formou ako osobne.
Robme pravidelné a plánované individuálne stretnutia jeden na jedného namiesto reportovacích či akýchkoľvek iných stretnutí, ktoré môžeme nahradiť online nástrojmi.
One-on-one stretnutia sú najlepšou manažérskou investíciou do ľudí.
Ale trochu si to ujasnime. Tieto stretnutia nesmú byť manažérskym nástrojom na otravovanie a naháňanie zamestnancov. Predstavujú totiž jedinečnú príležitosť na rozhovor manažéra a jeho ľudí. Má to byť v prvom rade stretnutie pre ľudí a nie pre manažéra.
Vieme na nich odkomunikovať dôležité pracovné aj osobné otázky: spätnú väzbu, plány, nápady, problémy, prekážky, nespokojnosť, frustrácie aj urgentné záležitosti.
5 Aby sme spravili rozhodnutie
Ak je potrebné urobiť rozhodnutie, meeting je nevyhnutný. Okamžite.
Rozhodnutia by nikdy nemali čakať na stretnutie. Ak je nevyhnutné stretnúť sa pre urobenie rozhodnutia, stretnutie musí byť urobené ihneď. Bodka.
Na stretnutí môžeme vyvolať a podporiť rôzne tímové názory a návrhy. Ale na jeho konci musí byť človek, ktorý má oprávnenie spraviť rozhodnutie a posunúť veci dopredu.
Koľko typov meetingov či porád poznáš? Koľko ich musíš absolvovať každý týždeň? Je to OK? Veľa? Pošli nám svoje otázky alebo skúsenosti do správy alebo na mail.
Páčil sa Ti príspevok? Pošli svoje Ďakujem na Facebook.
